Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens

Energie Prestatie Label A+ is gevestigd aan de Robijnstraat 7, 1812 RB Alkmaar en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 67469612.

Energie Prestatie Label A+ verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming en overige toepasselijke wetgeving.

Voor vragen over deze privacyverklaring of voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via info@energieprestatielabel.eu.

Afhankelijk van de aard van de opdracht treedt Energie Prestatie Label A+ op als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker.

In welke rol verwerken wij persoonsgegevens

Energie Prestatie Label A+ is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke wanneer rechtstreeks met een particuliere eigenaar wordt gecontracteerd, of wanneer wettelijke registratie- en dossierverplichtingen zelfstandig moeten worden nagekomen.

Energie Prestatie Label A+ treedt op als verwerker wanneer de opdracht wordt verstrekt door een makelaar, belegger, vastgoedbeheerder of platform en persoonsgegevens worden verwerkt op basis van schriftelijke instructies conform artikel 28 AVG. In dat geval worden persoonsgegevens uitsluitend verwerkt op basis van die instructies en niet voor eigen doeleinden gebruikt.

Vanwege wettelijke registratie in EP Online en verplichte dossiervorming conform BRL 9500 kunnen bepaalde gegevens ook worden verwerkt door instanties die verantwoordelijk zijn voor toezicht en certificering.

Welke persoonsgegevens verwerken wij

Wij verwerken persoonsgegevens van onder meer opdrachtgevers, eigenaren van woningen, bewoners of gebruikers van het object, huurders en contactpersonen van makelaars, beheerders of beleggers.

Afhankelijk van de opdracht kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt: naam, adres en woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, adres van het object, gebruiksoppervlakten, constructiegegevens, isolatiegegevens, installatiegegevens, meetstaten, beeldmateriaal van het object, factuurgegevens, betalingsgegevens en correspondentie.

Beeldmateriaal wordt uitsluitend vastgelegd voor het documenteren van bouwkundige kenmerken van het object. Het vastleggen van personen of persoonlijke omstandigheden maakt geen onderdeel uit van de opname.

Bijzondere persoonsgegevens worden in beginsel niet verwerkt.

Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de uitvoering van energielabels conform NTA 8800, de uitvoering van maatwerkadvies conform NTA 8800 en BRL 9500-MWA-W, registratie in EP Online, dossiervorming conform BRL 9500, audit en kwaliteitscontrole, administratieve verwerking, het voldoen aan certificeringseisen, het kunnen voeren van verweer bij aansprakelijkheid en verzekeringsdoeleinden.

Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens

Treedt Energie Prestatie Label A+ op als verwerkingsverantwoordelijke, dan vindt verwerking plaats op grond van uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang. Dat gerechtvaardigd belang bestaat uit het waarborgen van professionele dienstverlening, kwaliteitsborging binnen het certificeringsstelsel en het kunnen voeren van verweer bij mogelijke aansprakelijkheidsclaims.

Treden wij op als verwerker, dan vindt verwerking plaats op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.

De verstrekking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen binnen het certificeringsstelsel. Worden de vereiste gegevens niet verstrekt, dan kan de opdracht niet worden uitgevoerd en kan geen energielabel of maatwerkadvies worden geregistreerd.

Wettelijke registratie en toezicht

Objectgegevens die onderdeel uitmaken van het energielabel worden geregistreerd in EP Online, beheerd in opdracht van de Rijksoverheid.

Binnen het certificeringsstelsel voor energieprestatieadvies kunnen dossiers steekproefsgewijs worden gecontroleerd door de certificerende instelling en bevoegde toezichthouders. Deze controles maken onderdeel uit van de wettelijke kwaliteitsborging. Voor zover noodzakelijk kunnen daarbij persoonsgegevens en objectgegevens uit het dossier worden ingezien.

Website en online communicatie

De website van Energie Prestatie Label A+ verwerkt uitsluitend technische en functionele gegevens die noodzakelijk zijn voor technisch beheer, beveiliging en communicatie. Er worden geen tracking- of marketingcookies geplaatst.

Gegevens die via het contactformulier of per e-mail worden verstrekt, worden uitsluitend gebruikt voor beantwoording van de aanvraag of uitvoering van de opdracht.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens

Dossiers worden gedurende 15 jaar bewaard, conform de bewaarplichten die voortvloeien uit het certificeringsstelsel voor energieprestatieadvies. Administratieve gegevens worden 7 jaar bewaard, conform fiscale wetgeving. Gegevens kunnen langer worden bewaard indien dit noodzakelijk is voor juridische verdediging binnen geldende verjaringstermijnen, waaronder mogelijke aansprakelijkheidsclaims.

Verstrekking aan derden

Persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan certificerende instellingen, EP Online, toezichthouders, verzekeraars bij een claim, en IT-dienstverleners die betrokken zijn bij hosting, cloudopslag of CRM-systemen, voor zover noodzakelijk voor het beheer van digitale dossiers, en aan opdrachtgevers indien wij optreden als verwerker.

Met IT-dienstverleners worden waar nodig verwerkersovereenkomsten gesloten. Voor het beheren van klantdossiers en communicatie maken wij gebruik van beveiligde CRM-software; deze leverancier treedt op als verwerker en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en conform de AVG.

Er vindt geen doorgifte plaats buiten de Europese Economische Ruimte zonder passende waarborgen.

Beveiliging

Energie Prestatie Label A+ treft passende technische en organisatorische maatregelen conform artikel 32 AVG, afgestemd op de aard en omvang van de gegevensverwerking. Dit omvat onder meer versleutelde opslag van digitale dossiers, beveiligde cloudomgevingen binnen de Europese Economische Ruimte, beperkte toegangsrechten, sterke wachtwoorden, tweefactorauthenticatie waar beschikbaar en periodieke back-ups. De beveiligingsmaatregelen worden periodiek geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd.

Meldplicht datalekken

Treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke, dan handelen wij conform de wettelijke meldplicht datalekken. Treden wij op als verwerker, dan melden wij een datalek onverwijld en uiterlijk binnen 24 uur aan de verwerkingsverantwoordelijke, conform de verwerkersovereenkomst.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, beperking van verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar. Verzoeken kunt u indienen via info@energieprestatielabel.eu. U ontvangt uiterlijk binnen 1 maand een reactie; indien nodig kan deze termijn met maximaal 2 maanden worden verlengd, waarover u tijdig wordt geïnformeerd.

Ter verificatie van uw identiteit kan aanvullende informatie worden gevraagd. Verwijdering van gegevens kan worden beperkt indien wettelijke bewaarplichten of certificeringsverplichtingen gelden. Treedt Energie Prestatie Label A+ op als verwerker, dan dient u uw verzoek te richten aan de verwerkingsverantwoordelijke.

Geautomatiseerde besluitvorming

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats in de zin van artikel 22 AVG.

Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact op via info@energieprestatielabel.eu. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd in januari 2026.